Schoolvoorbeeld:
Schoonmaak en onderhoud

CSG Liudger (vijf locaties) heeft de schoonmaak Europees aanbesteed. De school is bij het doorlopen van de aanbestedingsprocedure, tot en met de selectie van het schoonmaakbedrijf, ondersteund door een adviesbureau. Samen met het adviesbureau is een bestek gemaakt waarin duidelijk staat wat het schoonmaakbedrijf moet doen. Met het schoonmaakbedrijf is vervolgens afgesproken dat wekelijks op elke locatie een overleg over lopende zaken plaatsvindt tussen de objectleider van het schoonmaakbedrijf en de conciërge. Elk kwartaal hebben het schoonmaakbedrijf en de school (rayonleider en alle conciërges) een breed overleg, waarbij ook de leiding van beide partijen en het adviesbureau vertegenwoordigd zijn. Hier komen de schoolbrede knelpunten aan de orde.

In het contract zijn ook afspraken opgenomen over de opleiding van de schoonmakers en bijvoorbeeld regels voor het gebruik van schoonmaakmiddelen. Ook is vastgelegd dat het adviesbureau drie keer per jaar onverwachts kwaliteitsmetingen verricht. Geconstateerde tekortkomingen dient het schoonmaakbedrijf direct op te lossen. Zo niet, dan kan de school boetes opleggen.

De school heeft een extern bureau in de arm genomen om een meerjarenplanning te maken voor het onderhoud van de gebouwen. Op basis van dit overzicht zijn keuzes gemaakt en prioriteiten vastgelegd, inclusief de noodzakelijke keuringen van installaties. Klein onderhoud wordt door de eigen onderhoudsdienst verricht. De grote klussen worden na een offertetraject uitbesteed. Voor onderhoud aan de installaties lopen langdurige contracten.

De verantwoordelijkheid voor het onderhoud van de gebouwen is centraal geregeld. Het hoofd facilitaire dienst bepaalt welke klussen wanneer gedaan worden en hij beschikt over het totale budget voor onderhoud (en schoonmaak). De locatiedirecteuren hoeven zich daar dus niet mee bezig te houden.

Effect op arbo

Arbozaken en veiligheid (RI&E) zijn contractueel geregeld. Dat geldt ook voor de opleiding van schoonmaaksters, het niet gebruiken van bepaalde schoonmaakmiddelen e.d.

Winst

De school heeft duidelijke afspraken gemaakt over het niveau van de schoonmaak en kan het schoonmaakbedrijf daar op aanspreken. Dat is vooral te danken aan de Europese aanbesteding die een bepaalde procedure voorschrijft.

Met een meerjarenplanning voor onderhoud is duidelijk met welke uitgaven de school rekening dient te houden. Zo'n planning geeft inzicht in kosten op de lange termijn en dat maakt het makkelijker prioriteiten te stellen.
Omdat de noodzakelijke keuringen in de planning staan, worden ze niet vergeten.

Plus- en minpunten

+ De school heeft helder en gedetailleerd op papier wat moet worden schoongemaakt en hoe vaak.
+ Het is duidelijk welke werkzaamheden het schoonmaakbedrijf uitvoert en wanneer klachten terecht of onterecht zijn.
+ Doordat het management van beide partners vertegenwoordigd is in het kwartaaloverleg, kan bij problemen rechtstreeks contact worden gelegd op directieniveau.
+ De aanwezigheid van de conciërges van alle locaties bij het brede overleg, garandeert een directe link met de praktijk.
+ De meerjarenplanning voor het onderhoud geeft inzicht in de kosten, zodat goed onderbouwde keuzes gemaakt kunnen worden.

- Om kans te maken in de aanbesteding, schrijven schoonmaakbedrijven (te) laag in. Daardoor kunnen ze het afgesproken programma nauwelijks doen in de aangegeven tijd.
- Telkens ontstaan fricties over het onvoldoende uitvoeren van de schoonmaak. Het uitdelen van boetes helpt onvoldoende.

Tijd

Een aanbestedingstraject neemt al gauw een jaar in beslag. 

Kosten

In 2008 heeft CSG Liudger aan de reguliere schoonmaak van vijf gebouwen (oppervlakte 31.937 m2)  € 373.000 uitgegeven. 

Tips

• Schakel een adviesbureau in, niet alleen voor de aanbesteding, ook voor deskundig advies over de schoonmaak. Door contact met meerdere scholen kan zo'n bureau bijvoorbeeld beter inschatten welke prijs reëel is voor extra werk.
• Laat de conciërges van alle locaties bij de overleggen aanwezig zijn. Zo profiteren ze van elkaars ervaringen en staan er niet alleen voor.
• Neem bij aanbesteding de clausule op, dat als het contract met het bedrijf van eerste keuze tussentijds wordt opgezegd, het bedrijf dat nummer 2 stond, gecontracteerd mag worden. Anders moet de hele aanbestedingsprocedure van voren af aan doorlopen worden.
• Laat bij de gunning van de opdracht niet alleen de prijs doorslaggevend zijn, maar laat ook andere zaken meewegen zoals de kwaliteit, opleiding van de schoonmakers, ervaring in andere scholen, enz.
• Vertrouw voor materiaalbehandeling van speciale vloeren e.d. niet op de kennis van het schoonmaakbedrijf. Win advies in bij de fabrikant of via een adviesbureau. Iets wat volgens het schoonmaakbedrijf niet kan, blijkt dan vaak toch te kunnen zoals goede schoonmaak van een bepaald type vloer.
• Stimuleer gebruikers om problemen met de schoonmaak meteen te melden bij de conciërge; laat in iedere ruimte een kaartje achter waarop staat wat wanneer gedaan moet worden.
• Investeer in inloopmatten van goede kwaliteit en houd daar in de financiële planning serieus rekening mee. De matten vangen veel vuil op, maar zijn na 4 à 5 jaar wel aan vervanging toe.
• Zorg voor grote werkkasten waar ook een wasmachine in past van het schoonmaakbedrijf. Schoonmaakdoekjes kunnen dan tenminste regelmatig gewassen worden.
• Voorzie iedere werkkast van warm water. Dat verhoogt de kwaliteit van de schoonmaak.
• Zie er bij nieuwbouw op toe dat de leerlingentoiletten schrobputjes krijgen. Dat scheelt veel in de stankoverlast.