Schoolvoorbeeld:
Aan de slag met welzijn en gezondheid

Welzijn en gezondheid van personeel kan op verschillende manieren in beeld gebracht worden. Het Zuyderzee College in Emmeloord koos voor de Welzijnscheck-VO. Dit gratis online instrument is afgestemd op het voortgezet onderwijs. Bij het onderdeel ‘werkomstandigheden’ is bijvoorbeeld aandacht voor gedrag van leerlingen en contacten met ouders. Aan bod komen verder de verhouding met direct leidinggevende en collega’s, de communicatie in de school, de verhouding tussen werkpakket en werktijd, of het werk genoeg uitdaging biedt of juist te veel vraagt, de gezondheid van de werknemer en de situatie buiten het werk. Werknemers krijgen een persoonlijke rapportage waarin staat wat voor hen eventuele specifieke risico’s zijn, en in hoeverre leefstijl en stress een belasting
vormen. Zo nodig wordt mensen geadviseerd bepaalde punten te bespreken met hun leidinggevende of een verwijzing te vragen naar de bedrijfsarts. Privacy
van medewerkers staat voorop, dus de school krijgt alleen een geanonimiseerde
groepsrapportage.

Communicatie over de enquête
Om genoeg respons op de welzijnscheck te krijgen, heeft het Zuyderzee College veel aandacht besteed aan communicatie. Daarbij werd steeds het belang van de
werknemer naar voren gebracht. Medewerkers kregen twee weken om te reageren. Na het verzenden van de vragenlijst, was de preventiemedewerker beschikbaar voor eventuele vragen. Ook dat werd duidelijk gecommuniceerd.

Anonieme resultaten, input voor beleid
De anonieme groepsrapportage van de welzijnscheck kan dienen als input voor maatregelen. De visuele weergave geeft in één oogopslag een globaal beeld van de resultaten. De onderdelen zijn per locatie of afdeling groen, geel of rood ingekleurd. Groen is gunstig ten opzichte van het landelijk gemiddelde. Geel wijkt af in negatieve zin, maar is nog niet zorgelijk. Bij rood is iets mis.

De preventiemedewerker van het Zuyderzee College maakte een eigen analyse van de uitkomsten die in positieve of negatieve zin opvallend afweken. Hij maakte zelf combinaties van vragen, locaties, afdelingen, niveaus en type leerlingen en van deelgroepen, zoals onderwijzend en onderwijsondersteunend personeel, man/vrouw en leeftijdscategorieën. Uitkomsten zijn uitgesplitst en teruggegeven aan de teams. Naar aanleiding van de resultaten heeft de preventiemedewerker samen met personeelszaken voor ieder team een advies geschreven, met daarin voorstellen voor interventies en maatregelen.

Effect op arbo

De welzijnscheck geeft werknemers zicht op de balans tussen hun draaglast en hun draagkracht en levert een persoonlijk rapport van eventuele gezondheidsrisico’s op. Dat maakt mensen bewust en kan preventief werken. De welzijnscheck is een aansporing om waar nodig werk te maken van het verbeteren van werkomstandigheden.

Winst

De uitkomst van de welzijnscheck waren in lijn met een eerder gehouden tevredenheidsonderzoek onder het personeel. De risico’s en sterke punten. Het werd nog duidelijker dat winst te halen was in een goede en tijdige communicatie, het onderling afstemmen daarvan en het in voldoende mate betrekken van medewerkers bij bepaalde zaken.

Plus- en minpunten

+ Werknemers krijgen door de check inzicht in eventuele gezondheidsrisico’s, terwijl het hun eigen verantwoordelijkheid blijft om er iets mee te doen.

+ Privacy van medewerkers wordt gerespecteerd.

+ De welzijnscheck gaat dieper in op de beleving en alle aspecten van werkdruk dan een tevredenheidsonderzoek.  Achterliggende oorzaken komen meer naar voren.

+/- Medewerkers reageren wisselend op de omvangrijke vragenlijst. Sommigen vinden het fijn dat ‘eindelijk’ aandacht wordt besteed aan werkdruk, anderen ervaren ‘alweer een enquête’ als belastend.

Tijd

Het invullen van de vragenlijst kost een half uur à driekwartier. Aan het uitzetten van de enquête tot en met het maken van de rapportages voor teams en centrale directie besteedde de preventiemedewerker ongeveer een werkweek. Dat het instrument online werkt, scheelt veel tijd.

Kosten

De welzijnscheck is gratis: www.welzijnscheck-vo.nl

Tips

• Bespreek de inzet van de check met de leden van de MR en andere collega’s op beslissingsniveau.
• Wees zorgvuldig bij het uitzetten van het onderzoek. Maak duidelijk dat uitkomsten van de check anoniem zijn, maar dat een gesprek met de direct leidinggevende altijd mogelijk is.
• Wijs medewerkers erop dat ze over de uitkomst een gesprek kunnen hebben met een (externe) vertrouwenspersoon en hoe die te bereiken is. Herinner mensen daar na afloop nog eens aan.
• Geef duidelijke uitleg over het instrument, waarom, hoe en wanneer het wordt ingezet.
• Gebruik communicatiekanalen, zoals een wekelijks personeelsbulletin, om medewerkers te laten weten dat de check eraan komt. Doe dat tijdig.
• Wees helder over wat met de resultaten gaat gebeuren. In dit geval dat rapportages na afloop gestuurd werden aan de teams en aan de centrale directie. Resultaten kwamen ook ter sprake in voortgangs- en functioneringsgesprekken.
• Bespreek (als preventiemedewerker, personeelszaken) vooraf met het bestuur dat teams met verbeterpunten aan de slag zullen gaan. Zo merken medewerkers dat ze serieus genomen worden.
• Beloof niet te veel en doe wat je belooft.
• Benader medewerkers ook nog eens persoonlijk met een korte uitleg en een aankondiging van de enquête.
• Kies voor digitale verspreiding van de vragenlijst (mailtje met link), dat scheelt veel tijd bij de verwerking.
• Zet in de mail de instelling ‘e-mail gelezen’ aan. Dat geeft zicht op de respons.
• Neem een ruime deadline (drie weken) en stuur halverwege die periode een herinnering.
• Laat een medewerker beschikbaar zijn voor vragen, zeker als de vragenlijst online wordt verspreid. Op schijnbaar eenvoudige punten kunnen mensen vastlopen, belangrijk is dan dat ze snel een antwoord op hun vraag krijgen.
• Voorkom bij het uitzetten van de welzijnscheck overlap met andere
  onderzoeken.
• Mijd de piekmomenten in het jaar, zoals Kerst en de examentijd.