Norm: Melden, registreren en analyseren van incidenten

Norm

Melden, registreren en analyseren van incidenten. Er kan alleen een goed beeld ontstaan van de omvang en de ernst van ongewenst gedrag door derden wanneer de school zicht heeft op de frequentie en aard van de incidenten die zich voordoen. Daarom is het belangrijk dat er een meldings- en registratieprocedure aanwezig is, waarbij alle incidenten op het gebied van ongewenst gedrag, op een eenvoudige en eenduidige manier gemeld en vastgelegd worden. 

Minimumeisen

• De school organiseert de monitoring van incidenten zodanig dat dubbele meldingen worden voorkomen. Bijvoorbeeld door registratie van incidenten op locatieniveau en aggregatie van meldingen ten behoeve van beleidsvoering ook op bestuursniveau.
• De meldingsprocedure moet bekend zijn onder alle werknemers. Zij worden gestimuleerd om incidenten op het gebied van ongewenst gedrag te melden.
• Zorg dat melders altijd een terugkoppeling krijgen.
• Incidenten worden zoveel als mogelijk door één en dezelfde persoon geregistreerd. Als meerdere personen incidenten registreren zijn duidelijke afspraken gemaakt over uniforme registratie, definities e.d.
• Het registratiesysteem moet gemakkelijk toegankelijk en gebruiksvriendelijk zijn voor degenen die belast zijn met de registratie van incidenten.
• Maak op grond van het registratiesysteem regelmatige analyses om gerichte preventieve maatregelen te treffen of aanpassingen aan te brengen in het beleid. Benut de registratie ook om de effectiviteit van het beleid inzake ongewenst gedrag te beoordelen in de RI&E.

Zie het Incidentenvenster-VO, een gratis registratiesysteem om incidenten en ongevallen te registreren en beter inzicht te krijgen in de eigen veiligheidssituatie. Met behulp van een incidentenregistratiesysteem vormt de school zich een goed en volledig beeld van de incidenten van (intern en extern) ongewenst gedrag:

• Welke vormen van ongewenst gedrag komen voor?
• Op welke momenten (dag in de week en tijdstippen) vinden de incidenten plaats?
• Op welke plaatsen vinden de incidenten plaats?
• Bij welke functies, taken of handelingen vinden de incidenten plaats?
• Wat zijn de belangrijkste aanleidingen voor incidenten?
• Wie waren er bij betrokken (eigen leerlingen, ouders, leveranciers)?
• Wat zijn de consequenties voor medewerkers?

Op basis van dit beeld worden maatregelen opgesteld die erop gericht zijn om incidenten of escalatie te voorkomen. De registratie draagt ook bij aan het inschatten van het risico op ongewenst gedrag zodat differentiatie in maatregelen mogelijk is.