Schoolvoorbeeld:
Ontruimingsplan voor en door iedereen

Het Roelof van Echten College in Hoogeveen is een fusieschool en om alle locaties op één lijn te krijgen, is eerst een sterk bindende visie geformuleerd: veiligheid voor en door iedereen. Het nieuwe bhv-beleid en -plan zijn geïntroduceerd via de personeelswebsite en het bhv-plan is daar te downloaden. In het ontruimingsplan staan behalve de taken voor de formeel verantwoordelijken en de preventiemedewerkers (de conciërges) ook instructies voor alle werknemers. Zij worden daar ook op aangesproken. Nieuwe personeelsleden krijgen het ontruimingsplan in de welkomstmap. Iedereen wordt geacht het plan te lezen en krijgt na een oefening de nieuwe versie in het postvakje.

Voor het opstellen van het ontruimingsplan diende de NEN-norm voor schoolgebouwen als voorbeeld. Dat format heeft de arbocoördinator nagelopen met de bhv'ers, conciërges en leidinggevenden. Uit deze controle kwam allerlei zaken die geregeld en verbeterd moesten worden. Op basis van het ontruimingsplan is op iedere locatie een oefening gehouden. Afgesproken is dat de conciërges al het materieel vóór de oefening checken. De arbocoördinator checkt dit kort van tevoren nog een keer, punt voor punt. Is alles aanwezig (portofoons, brandblussers, sleutels etc.) en werkt het?

Oefening
De test voor het ontruimingsplan is de ontruimingsoefening. De oefeningen zijn ingedeeld in vier fasen, die qua doel, incident en enscenering in complexiteit toenemen. Zo wordt de veiligheid, afhankelijk van de situatie op een specifieke locatie, stapsgewijs opgebouwd. Ook dit is een bestaand format. Fase 1 is een communicatie-oefening. Getoetst wordt of iedereen op de hoogte is van de hem/haar toebedeelde taken. In fase 4 weet het personeel niet wanneer de oefening plaatsvindt. Het gaat om een totale ontruiming en de hulpdiensten worden ingeschakeld. Politie en brandweer doen beiden mee aan deze oefening.

Na de ontruiming volgt een korte evaluatievergadering, waarvan een algemeen verslag wordt gemaakt. Dit ligt ter inzage op de locatie en wordt verstuurd aan degenen die actief aan de oefening hebben meegewerkt. De verbeterpunten worden opgenomen in de doelstellingen voor de volgende ontruimingsoefening. Waar relevant krijgen mensen persoonlijk schriftelijk feedback ofmondelinge feedback van de leidinggevende. Na iedere ontruimingsoefening wordt het ontruimingsplan bijgesteld.  Dit omdat elk jaar wel iets verandert: een noodlokaal dat is geplaatst of een verzamelplaats die niet langer toegankelijk is.

Maatwerk
Bedrijfshulpverlening 'op maat' (wettelijke verplicht) vertaalt de school in: kwaliteit voorop. Daarom worden de EHBO-cursussen, volgens de officiële richtlijnen van het Oranje Kruis, in eigen beheer gegeven. Zo is er alle aandacht voor letsels die onder de doelgroep vaak voorkomen (snij- of schaafwonden, verstuikingen, bloedneuzen etc.). Jaarlijks volgen werknemers van verschillende locaties samen een opfriscursus. Ook de cursus 'omgaan met kleine blusmiddelen', een praktische training voor de bhv'ers, voert de school zelf uit. De cursussen vinden plaats op de eigen locatie, uitgaande van de risico's op die locatie.

Les voor leerlingen
Bij de ontruimingsoefeningen op de kleinere locaties zet de school leerlingen van de eigen vmbo-opleiding veiligheid (ISP) in als waarnemer. Bovendien geven leerlingen cursussen aan werknemers over het gebruik van portofoons en van de evacuatiestoel waarmee personen die zelf niet meer kunnen lopen in een noodsituatie van de trap geholpen kunnen worden. Leerlingen kunnen zo levensecht leren.

Op de grotere locaties assisteren deelnemers van mbo Beveiliging van het Alfa-college als waarnemer. Dat doen ze onder supervisie van hun docenten. De scholen werken steeds nauwer samen en materialen, procedures en protocollen worden steeds verder op elkaar afgestemd.

Effect op arbo

Door 'veiligheid voor en door iedereen' als uitgangspunt te nemen, gaan werknemers en leerlingen zich meer betrokken voelen bij de ontruimingsoefeningen en wat daar omheen speelt. Zo neemt de bewustwording toe. Medewerkers en leerlingen komen steeds vaker zelf vertellen wat mis is (zoals een vluchtweg die geblokkeerd is) of anders kan. Het wordt steeds veiliger in school.

Winst

Het betrekken van leerlingen en externen levert winst op voor beide kanten. Een leerling die een oefening waarneemt, kijkt vanuit een ander perspectief dan een bhv'er of politieman. Dat is interessant voor de school. Deelnemers van de mbo-opleiding zorgen voor een officiëler tintje van de oefening. Voor leerlingen is het interessant te oefenen in de praktijk, 'realistisch leren'.

Plus- en minpunten

+ Werkelijk veiligheidsbeleid 'op maat' zorgt voor een goede kwaliteit.
+ Iedereen betrekken heeft als resultaat dat het veilig is voor iedereen.

- Een breed gedragen veiligheidsbeleid opzetten, kost tijd. Het besef dat ieder een rol heeft als het om veiligheid gaat, moet groeien. Te snel willen gaan, is de valkuil.
- Iedereen betrokken krijgen, vraagt veel (persoonlijke) communicatie van de verantwoordelijken voor arbo, de arbocoördinator, de leidinggevenden.
- Veiligheid 'voor en door' vraagt veel inzet van iedereen.

Tijd

Het vaststellen van de visie op veiligheid, het opstellen van ontruimingsplannen en een eerste ronde ontruimingsoefeningen op alle locaties nam zo'n anderhalf jaar in beslag. De bhv'ers (onderwijs personeel) hebben uren in hun taakbelasting voor het uitvoeren van hun taken en (bij)scholing .Bij ondersteunend personeel staat het in de taakomschrijving.

Kosten

De arbocoördinator heeft per week twee dagen voor het initiëren en uitvoeren van het veiligheidsbeleid. Omdat de EHBO in eigen beheer wordt gedaan, komen de kosten op zo'n € 35 per jaar per bhv'er. Verder moet er budget zijn voor een hesje etc. per bhv'er, portofoons en het geldig houden van diploma's. Ontruimingsoefeningen worden georganiseerd in eigen beheer. Dat brengt extra kosten met zich mee als gebruik gemaakt wordt van lotusslachtoffers.

Tips

• Ontwikkel een sterke eigen visie op veiligheid. 
• Laat het niet bij een plan, geschreven door externen. Zelf invullen en keuzes maken, brengt een proces op gang waardoor bij alle betrokkenen de bewustwording van veiligheid toeneemt. 
• Bij een grote school loont het de moeite een werknemer op te leiden als arbocoördinator.
• Organiseer de cursussen voor bhv'ers van verschillende locaties, dat versterkt het gevoel van eenheid in de scholengemeenschap.
• Vertrouw niet op een ontruimingsplan zónder ontruimingsoefeningen. De oefeningen leggen steeds weer punten bloot waarop de veiligheid beter kan worden geregeld.
• Bouw ontruimingsoefeningen gefaseerd op, zodat mensen de tijd krijgen te wennen aan hun taken en hun rol in noodsituaties.
• Gebruik overredingskracht om politie en brandweer bij de oefeningen te betrekken, het is hun publieke taak en de aanwezigheid van deze diensten benadrukt de ernst van de oefening.
• Houd ontruimingen op de eigen locatie.
• Laat bhv'ers alle handelingen concreet uitvoeren (EHBO, ontruimen, brandblussen)
• Hanteer bij de inventarisatie van middelen als uitgangspunt: laat maar zien!
• Laat bhv'ers van een andere locatie waarnemen, zo kunnen collega's van elkaar leren.
• Benoem in de evaluatie wat goed gaat en benadruk dat fouten maken mag, daar kan iedereen van leren. Noem het verbeterpunten.
• Geef mensen na de oefening individuele feedback (persoonlijk, niet publiceren!)
• Weeg belangen af. Docenten kunnen zich verzetten tegen een onverwachte oefening, omdat die hun programma verstoort. Laat bijvoorbeeld weten dat het 's ochtend plaatsvindt, dan kunnen ze daar enigszins rekening mee houden.
• Als het ontruimingsplan goed op de rails staat, laat het dan toetsen door een extern bureau.
• Zoek contact met een mbo-opleiding, met gesloten portemonnee zijn veel leuke dingen gezamenlijk op te zetten. Een win-winsituatie.